Ju mer kunskapsintensiv en verksamhet är dess större krav ställs på god kommunikation mellan samverkande kompetenser. Rapporten är ett av de verktyg som används för denna kommunikation, i nuet eller över tiden. Rapporter som inte fungerar optimalt sänker den totala effekten av verksamheten.

Betraktar man rapporten som ett arbetsverktyg som man lär sig hantera effektivt kan detta ge verksamheten stora konkurrensfördelar.

Detta gälla för praktiskt taget alla typer av rapporter:

Användare
Ofta många med olika bakgrund, även författaren själv.

Vad ska användarna kunna göra?
Fatta beslut, utvärdera, granska, diskutera, debattera, komma ihåg, bygga vidare på.

Användningssituation
Belastning med en mängd annan information, tidsbrist.

Insamling av material
Observationer, försök, intervjuer, litteraturstudier, tänkande.

Utformning av material
Lätt tillgängligt, strukturerat för olika användare och situationer, inte mer material än användaren behöver.

Vanliga problem
Lätt att utelämna det som är självklart för författaren men inte självklart för användaren. Svårt finna en lagom avvägning mellan vad som ska tas med och vad som ska utelämnas.

Integreras i det arbete som ska rapporteras
Rapporten blir en onödigt belastning om den ska göras efter det arbete som ska rapporteras har slutförts. Arbetet känns lättare om rapporten tas fram parallellt med den verksamhet som ska redovisas. Det kan till och med vara en fördel att ta fram vissa delar av rapporten i förväg, t ex en beskrivning av den metod som ska användas (kanske upptäcker man då luckor i sin tankegång som skulle ställt till problem eller fördröjningar när man genomförde arbetet).

Mer om tekniska rapporter

Självstudiekurs i rapportering

Lärarledda kurser i rapportering (företagsinterna)

Utformning av rapporthandledningar